Система HelpDesk (BOAS) Saas / OnSite

HelpDesk - система управления заявками. Входит в реестр Минкомсвязи «Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных» Рег. номер ПО по реестру: 1270

BOAS

 

Документация к системе HelpDesk

 

 

3. Таблицы заявок

3.1. Интерфейс таблиц заявок

3.2. Таблица закрытых заявок

3.3. Просмотр заявок других пользователей

3.3.1. Просмотр пользователей, заявки которых можно просматривать

3.3.2. Просмотр заявок пользователей

3.4. Виды фильтров таблиц заявок

3.4.1. Фильтр по колонкам

3.4.2. Фильтр по статусам

3.4.3. Быстрый поиск

3.4.4. Расширенный поиск

3.4.5. Стандартный поиск через web-браузер

3.5. Экспорт данных из таблиц заявок

Перейти на страницу документации сайта cистемы HelpDesk

Перейти на главную страницу сайта cистемы HelpDesk


 

3. Таблицы заявок

 

Основные таблицы заявок находятся во вкладке "Заявки". Данная вкладка разделена на три под вкладки:

  • Входящие – все входящие заявки. Сюда могут входит также и заявки для фирмы и отдела в котором вы работаете.
  • Исходящие – все исходящие от Вас заявки. Если Вы регистрировали заявки через email то они также будут отображены в данной вкладке
  • Обширные – сторонние заявки, которые Вы можете просматривать у других пользователях.

3.1. Интерфейс таблиц заявок

 

Для более удобной работы с таблицами введены следующие идентификаторы:

- присутствуют вложения в заявк

- обозначение приоритета заявки от самого малого до самого высокого

- изменение статуса заявки

- изменение темы заявок

- изменение источника заявки

- добавление комментария к заявке

- изменение даты сдачи заявки

- изменение получателя заявки

- изменение приоритета заявки

- добавлены новые вложения в заявку

Жирный текст – означает, что заявка новая и еще не прочитана.

 

 

При двойном нажатии на выбранную заявку в таблице – она будет открыта в новом окне. При нажатии правой кнопкой мышки по заявке откроется меню, где можно также изменить статус выбранных заявок.

 

 

Для одновременного изменения статуса в нескольких заявках нужно выделить необходимые заявки, нажав кнопку "Shift", или выбрать их с помощью выставления галочек в первой колонке таблицы. Далее нажать по таблице правой кнопкой мышки и выбрать нужный статус во всплывающем меню.

При изменении статуса заявок будет предложено добавить комментарий. При необходимости можете добавить или продолжить, либо отказаться от изменения статусов. При написании комментария он будет добавлен ко всем выделенным заявкам.

Если Вы выбрали закрывающий статус, то Вам так же будет предложено оценить работу, которую выполнял пользователь. При необходимости Вы можете пропустить данный раздел. Оценка влияет на рейтинг пользователей.



 

3.2. Таблица закрытых заявок

 

При закрытии заявки она пропадает с главных таблиц. Для их просмотра следует нажать на кнопку "Закрытые заявки" в под вкладках "Входящие" и "Исходящие".

 

 

Далее откроется окно, где необходимо ввести период изменений, за который искать закрытые заявки. Период изменений – период времени, в промежутке которого заявка изменялась.

 

 

После выставления нужных параметров нажимаем на кнопку "Ок"

 

 

В появившемся окне можно просмотреть все необходимые свойства заявок, произвести различные фильтры, сделать экспорт, изменить период изменений.

 

 

3.3. Просмотр заявок других пользователей

 

Если Вам выданы права на просмотр заявок других пользователей, то просмотреть их можно во вкладке "Заявки" -> "Обширные".

 

3.3.1. Просмотр пользователей, заявки которых можно просматривать

 

Для отображения информации о том каких пользователей можно просматривать нажмите на кнопку "Открытые заявки" -> "Какие заявки можно просматривать".

 

 

В открывшемся окне можно просмотреть пользователей, отделы и фирмы, заявки которых Вы можете просматривать

 

 

3.3.2. Просмотр заявок пользователей

 

Для просмотра заявок других пользователей нажмите на кнопку "Открытые заявки" -> "Показать заявки".

 

 

Кроме того как просматривать, Вы так же можете изменять данные заявки, добавлять к ним комментарии. Все изменения учитываются в заявках и отображаются в них самих, с информацией о том кто какие изменения производил и в какое время.


3.4. Виды фильтров таблиц заявок

 

3.4.1. Фильтр по колонкам

 

Данный фильтр присутствует во всех колонках таблиц заявок. Для его применения нажмите на правый край любой колонки и выберите ограничения для нее.

 

 

При запуске данного фильтра название колонки примет пунктирный вид.

Внимание! Фильтр работает по страницам. Т.е. если у вас несколько страниц таблицы, а фильтр нашел соответствия к примеру в первой и последней страницах, то он не объединит их в одну. Количество страниц останется неизменным.

Для отключения фильтра просто уберите галочку с него, либо сотрите введенные данные в фильтре.

 

3.4.2. Фильтр по статусам

 

Для запуска фильтра по статусам просто выберите необходимые статусы, которые нужно отобразить, в разделе "Показать статусы" и уберите галочки с тех, которые не нужно просматривать.

 

 

По умолчанию, при входе в систему, не отображаются готовые заявки в таблице входящих. Это сделано для удобства.

Кроме данного фильтра существует также графический фильтр по статусам. Для его применения просто нажмите на необходимую дольку круговой диаграммы. При нажатии будут показаны заявки только с данным статусом.

 

3.4.3. Быстрый поиск

 

Для быстрого поиска можно воспользоваться "Обширным поиском" в системе

 

 

 

Для этого необходимо ввести слово, присутствующее в заявке. Поиск производится только по теме, источнику, номеру заявки, получателю и исполнителю.

 

3.4.4. Расширенный поиск

 

Для более точного поиска можно воспользоваться расширенным фильтром по свойствам заявок. Для этого нажмите кнопку "Фильтр" в одной из под вкладок, вкладки "Заявки".

 

 

В появившемся окне настроек фильтра введите необходимые для поиска данные.

 

 

Внимание! Отправителем может быть только пользователь. Отправителем не может быть отдел или фирма.

Внимание! Во вкладке исходящих нельзя выбрать отправителя, т.к. им является только Ваш пользователь.

 

3.4.5. Стандартный поиск через web-браузер

 

Вы всегда можете воспользоваться стандартным поиском, установленным в каждый web-браузер. Стандартный набор клавиш для запуска поиска : "Ctrl+F".

 

3.5. Экспорт данных из таблиц заявок

 

В каждой таблице заявок присутствует экспорт данных в Excel документ. Для этого нажмите на кнопку экспорта (обычно расположена сверху таблицы) .

При экспорте Вам будет предложено добавить в документ Excel текст заявок. При добавлении текста он будет вставлен без форматирования и документ может быть составлен некорректно. Таким образом желательно экспортировать заявки без добавления текста.

При экспорте на Ваш компьютер будет сохранен Excel документ. Ваш web-браузер может запросить разрешение на загрузку документа. Следует предоставить такие права для получения документа. Для этого нажмите на появившуюся сверху кнопку "Настройки" и выберите "Разрешить всплывающие окна для …" (данный способ действителен только для web-браузера Firefox, для остальных действуют схожие процедуры).

 

 

Перейти на страницу документации сайта cистемы HelpDesk

Перейти на главную страницу сайта cистемы HelpDesk

 


Адрес главного офиса: 109428 г. Москва 1-й Институтский проезд, 5 стр.1
Телефон: +7 (495) 797-60-33
E-mail: info@boas.ru


2009 © Copyright BOAS.
Все права защищены.